Horsens kommune kundecase

Cherwell er valgt bl.a. fordi løsningen understøtter flere afdelinger

Beslutningen om at vælge Cherwell var baseret på flere ting. Systemet skulle være i stand til at skabe bedre sammenhæng i kommunen ved at flere afdelinger bruger det samme system: ”Vi har blandt andet valgt Cherwell, da det understøtter flere afdelinger og skaber stor frihed for den enkelte afdeling. Målet er at få det implementeret i store dele af kommunen.”

Samtidig var det vigtigt at systemet skulle være let at håndtere og konfigurere, uden behov for ekstern konsulenthjælp til ændringer og rettelser: ”Cherwell er håndterligt. Vi har set andre ITSM-produkter der kræver specielle kompetencer, som vi ikke har til rådighed i afdelingen.”

Horsens Kommune bruger Cherwell til bl.a. Løn og personaleservice, Jobcentrets IT og til den centrale IT- og Digitaliseringsafdeling. Både IT og Digitalisering og Jobcentrets IT bruger Cherwell til at skabe mere overblik og struktur ved at arrangere og kategorisere de indkomne sager. Det effektiviserer også de interne processer på tværs af afdelingerne, fordi medarbejderne nemt kan overlevere en sag fra Jobcentrets IT til den centrale IT-afdeling. Selvom Jobcentrets IT kun lige er begyndt at bruge Cherwell, så er de meget tilfredse med systemet: ”Jobcentret er også blevet afhængige af Cherwell, fordi de kan se fordelene ved et professionelt sagssystem.”

Cherwell bruges bl.a. til tidsbestilling i Service Desken

Da Covid-19 ramte Danmark var Horsens Kommune nødt til at nytænke deres interne proces i Service Desken. Det var nødvendigt at implementere en tidsbestilling for at strømline besøgene i Service Desken, blandt andet for at forebygge smitten. Med Cherwell har Horsens Kommune sikret bedre struktur i Service Desken, hvilket Kristina uddyber således: ”Det er muligt at få struktureret vores besøg og få de rigtige kompetencer på den aktuelle opgave, i stedet for at brugeren går forgæves”.

En brugervenlig serviceportal

Med Cherwell har Horsens Kommune også implementeret en ny brugervenlig Serviceportal, som er blevet taget godt imod fra medarbejderne. Hver måned stiger benyttelsen af portalen, og det har fra begyndelsen været vigtigt at skabe en brugervenlig portal, hvor medarbejdere kan få svar på deres forespørgsler med det samme, hvis muligt.

Kristina uddyber: “Målet med den nye serviceportal har været at gøre tingene nemmere for vores brugere. Når der for eksempel skal oprettes en ny IT-bruger, så har vi sørget for at de hurtigt og nemt selv kan udfylde relevante informationer. Det har været et skridt mod vejen til selvhjælp. ”

Horsens Kommune har fra begyndelsen haft et ønske om at involvere medarbejderne, så de bl.a. selv har kunne lukke deres sager: ”Hvis sagen er løst, eller de har fundet en anden løsning, så kan de selv gå ind og lukke sagen. Vi prøver at lægge så mange funktioner ud til slutbrugerne som muligt. Vi kan mærke, at det er med til at frigøre en masse tid hos vores medarbejdere i IT.”

For Horsens Kommune har Serviceportalen frigivet en masse tid og gjort at medarbejderne i IT- og Digitalisering har mere tid og flere ressourcer til de tidskrævende arbejdsopgaver.

”Jeg kan på det varmeste anbefale Cherwell”

I begyndelsen af implementeringsfasen, fortæller Kristina at der var udfordringer med samarbejdet med Clever Choice, da svartiderne fra Clever Choice tog længere tid end aftalt. Heldigvis fik vi i samarbejde skabt en fælles forståelse for, hvor vigtig gode svartider er, som nu er resulteret i et vellykket samarbejde: ”Vi afholdte et møde, hvor vi fik forventningsafstemt, og det endte med at Clever Choice satte ekstra ressourcer ind. Det har vi i den grad kunne mærke.”

I forbindelse med implementering af tidsbestillingen, har Kristina brugt supportafdelingen hos Clever Choice til at få tips til udviklingsområder: ”Det at man kan ringe til supporten, og sige at jeg har det her problem, og de så kan sige har du prøvet det og det? Det er guld værd. Det bringer en hurtigt videre i udviklingsarbejdet.”

Til slut har Kristina kun at sige: ”Jeg kan på det varmeste anbefale Cherwell til andre. Vi er meget tilfredse med produktet.”

Om Clever Choice 

Vi er eksperter i IT & Enterprise Service Management, og vi hjælper vores kunder med at finde den rette løsning, der matcher deres behov og ønsker. Vi står altid til rådighed til en dialog om jeres muligheder, hvis I har et ønske om at strømline og forbedre de interne processer.